Direct na het publiceren van de longlist kwam een auteur erachter dat zijn uitgever verzuimd had zijn roman in te sturen. Hij bleek niet de enige te zijn. De jury kreeg zelfs van de uitgeverijen Meulenhoff en Atlas Contact het verzoek om te overwegen of een aantal niet ingezonden titels alsnog een plaats op de longlist konden krijgen! Uiteraard is de jury gebonden aan het jury- en deelnamereglement dat bepaalt dat titels uiterlijk op 31 augustus moeten zijn aangemeld en uiterlijk 15 december ingestuurd. Aan beide regels was niet voldaan voor een aantal boeken. De jury wilde geen precedent scheppen, moest en wilde zich aan het reglement houden en speelde het verzoek door naar het bestuur.
In een reactie schrijft het bestuur o.a. dat de jury voor een onmogelijke vraag wordt gesteld. De jury ‘heeft op basis van de inzendingen al de longlist van 18 titels vastgesteld en het is niet goed voorstelbaar is dat een reeds op de longlist staand boek alsnog wordt vervangen door een onreglementair ingezonden titel.’
Het bestuur heeft besloten negatief op het verzoek te moeten antwoorden en geen uitzondering te willen maken, omdat dit zou betekenen dat niet alleen alle niet ingezonden titels van Meulenhoff en Atlas Contact, maar ook nog overige niet bijtijds ingezonden titels van andere uitgeverijen evt. zouden kunnen meedingen naar een extra plaats op de longlist, evenals niet op de longlist staande, maar wel reglementair opgestuurde titels. Afgezien van het feit dat het bestuur de regels niet tijdens de wedstrijd wil wijzigen, is zij van mening dat de jury zich de komende maand volledig moet kunnen concentreren op haar huidige taak, het vaststellen van de shortlist met het daar bij horende voorwoord en de respectievelijke juryrapporten voor 11 maart a.s.’ aldus de reactie.
Bij dit besluit speelde ook de overweging dat het bestuur, na een soortgelijke situatie, in 2010 het reglement heeft aangepast, waarbij o.a. bepaald is dat 3x per jaar op deze site alle inzendingen, de groslijst, gepubliceerd en 3x per jaar geactualiseerd wordt.De auteurs kunnen op deze lijst dus steeds en bijtijds zien of hun boek wel of niet is ingezonden en ook uitgevers kunnen reageren als ze titels van hun fonds niet op de lijst zien staan en alsnog in actie komen voor 31 december van het jaar.
